选择展览协调员

应选择一名展览协调员负责整个项目的规划、预算和展位管理——协调员必须有能力始终领导整个展览团队成功实现展览目标。

优秀展位设计公司评选

应制定一份简短的服务供应商名单，以选择最佳的展位设计外包商。为此，有必要详细了解每个候选公司，并咨询其以前的客户，以确保他们能够在预算内按时完成任务。

确立可评估目标

设定目标应与对展览效益的评估挂钩。以销售线索的收集为例，目标应考虑潜在观众规模、展位人员数量、展会总开幕时间等因素。

阅读展览手册

请务必从收到之日起仔细阅读您的参展手册，尤其要注意展位管理规定和参展订单反馈截止日期。逾期的展览订单和最终更改可能需要额外费用。

确定展品

充分通知并提醒产品经理确保展品的数量和质量。对于需要现场操作的设备，记得准备足够的备件和消耗品以备紧急情况。

宣传展览

为展会准备专门的新闻稿，并在展会目录中登记（记得及时发送相关登录信息）。此外，我们应该向所有目标客户发出邀请，并尝试设计一些激励措施，以吸引更多的访客到您的展位。为此，要特别注意展会官方网站上推荐的宣传机会，从中选择合适的项目并积极参与。

注意标准展位套餐

不少展会主办方提供“标准展位套餐”，以固定价格提供包括展位照明、结构模块、布景、家具、照明等在内的综合性展位配套设施。此外，促销套餐也是经常性的服务项目。它可以有效地帮助参展商进行预算和成本控制，从而节省大量的管理时间和投资。

协同使用其他媒体活动

为了最大限度地利用促销预算，你应该协调你的展览促销活动与其他媒体活动。例如，应在行业媒体广告中标明“欢迎来到我们的XXX展位”，用直邮材料向参展商发出邀请，在定制的新闻稿和网站上宣传您的展会。

制定详细预算

在项目实施之前，我们应该对所有可能的开支作出详细的预测，并作出详细的预算。在项目实施过程中，要密切关注各项支出，记录所有采购订单和发票。

展台工作人员的选拔与培训

尽快选派展位工作人员，保证其工作时间，并安排足够的培训时间。为此，应制定特别的日程安排，并将展品信息、职责和公司的参与目标充分传达给所有成员。

建立高效的展位咨询处理系统

展会期间获取和识别观众信息的方式将决定展会结束后跟踪销售线索的速度和效率。因此，应设计“展位观众咨询表”，让展位工作人员快速记录重要的观众信息（如感兴趣的产品、采购决策权、预计采购时间等）。

制定关键任务时间表

明确定义通信链路

沟通不畅是会展项目实施中出现问题的主要原因之一。为此，应明确相关供应商和展会组织者的联系人。同时，应在项目组内定期举行简报会，确保及时向每个成员通报项目进展情况。

准备跟进销售线索

展览期间收集到的销售线索，经过正确处理，将具有很大的价值。为了使销售回报最大化，必须尽快有效地跟踪销售线索。为此，展前应制定展后销售跟踪计划，并给予足够的人力和时间。

展会期间的所有销售线索必须在展会结束后1周至2周内跟进。