很多企业觉得参加展会的作用只是为了宣传新产品，或者是为了企业出去露个脸。殊不知，其事展会还有一个重要的但又很容易被企业忽略的是展会其实是一个信息集散的好平台。信息对于企业具有重要的战略地位。怎样能降够低收集信息给企业带来的交易成本，而使所得收益达到最大?会展业的悄然升起似乎给我们带来了新的希望，至少它也为我们引领了一条新的道路。
我国会展业经历了多年的发展，作为信息的集散地的功能也得到了越来越多的人的共识。通过在展会期间的调查，企业可以搜集到有关竞争者和顾客的信息，为企业的下一步发展战略提供依据。同时，大众也可以了解到国内外企业的发展情况，并获取到许多的文化知识。
展会作为交流信息的平台，至少需要三方面主体的共同作用，即组展商、参展商，以及与本次展会相关的其他信息提供组织。
组展商
首先，对于组展商，它要担负起前期信息的搜集、整理、提供，中期展会管理，以及后期展会总结等多方面的职责。在展会开始之前，组展商应首先从参展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后对所得的众多信息进行综合整理和加工，把它们汇编成册向展会提供详尽信息。
同时重要的是，组展商设计与建立一套完整的展会运行体制，保证信息顺利流通。应该说，组展商的前期工作是整个信息流程的起始阶段，也是这一过程中最为重要的阶段。
参展商
其次，从参展商方面来说，在决定参加一个展会后，应首先针对本次活动做出周密的战略分析，并确定出预期目标。在进行宏观和微观分析的基础上，确定本次参展过程中企业所期望得到的信息，并对企业的预期目标进行定位。在展会中，参展商在主动向组展商提供自身信息的同时，也从展会中得到更多的、更为详实的信息。因而在完善的利益保护机制下，每一个主体不会因为自身信息的曝光而遭受“灾难”。
参展单位在展会中主动搜集所需要的信息，密切与组展商及其他信息提供者进行联系，加大企业信息获取量，使参展活动“不虚此行”。展会结束后，各参展单位对所获信息及参展成果整理汇总，与预期目标进行对比衡量收益。
与展会相关信息提供者
再次，对于与展会相关信息提供者，即供应商、经销商、采购商、广告和同期同类展会等等，它们对整个展会中信息集散功能的发挥也具有十分重要的作用。
展会前，他们需要向组展商提供有关信息，并对自身利益和要求进行表达，以使自身信息顺利进入展会，在这些信息被参展商了解的同时，也能够了解到其他竞争者的信息。
在展会开始之后，这些信息提供者也不遗余力地向展会提供各种各样的信息，向参展单位展示自己，在竞争中获得收益。
