第一部分展览筹备阶段文字
第一节展览筹备阶段文字介绍
1。展览筹备阶段的文案概念：
展览筹备阶段的文本，是指从确定展览主题、收集信息、策划展览项目到正式开幕等整个展览筹备阶段所涉及的所有文本。
2。展览筹备阶段文案类型：
一般来说，展览筹备阶段的文本包括展览计划、项目可行性研究报告、展览说明、展览方案、展览邀请函、展览进度计划、展览邀请函等。观众、展览合同、展览工作方案、展览费用预算表、展览宣传推广计划等广告复印件等。
第二节展览筹备阶段的文字写作
一、撰写《展览项目立项策划书》
（一）“展览项目立项策划书”的概念：
所谓展览项目规划，是指根据各种信息，对即将举办的展览进行初步规划，对展览的基本框架进行设计，并对所策划的展览进行初步规划的内容，主要包括展览的名称和地点。展览、展览组织、展览范围和展览时间。展览规模、展览方向、邀请计划、宣传推广计划、邀请计划、展览进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。
《展览项目策划书》是组织新一届展览的一套策划、策略和方法。是对以上内容的总结。
（二）展览项目策划书的内容和结构：
一般来说，会展项目立项策划书主要包括以下内容：
1。展会市场环境分析：包括对展会主题所在行业和市场的分析，国家相关法律政策的分析，相关展会情况的分析，展会举办市场的分析，等。
2。提出了展览的基本框架：包括展览的名称和地点、展览组织的构成、展览的范围、展览的时间、频率、规模和方向等。
三。展览价格和初步预算计划。
4。展览工作人员的分工计划。
5。展览邀请计划
6。展览的投资计划。
7。展览宣传推广计划。
8。准备展览的计划。
9。展览服务商的安排方案。
10。展览开幕及现场管理计划。
11。展览期间相关活动计划。
12。展览安置计划。
（三）设立展览项目规划文件的撰写要求：
1。展览名称
展会名称一般包括三个方面：基础部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”，按照上述三项内容，基本部分为“交易会”，有限部分为“中国”和“第93届中国出口商品交易会”，行业标识为“出口商品”。
以下三部分分别说明：
基本部分：用来表现展览的性质和特点，常用的词有：展览、展览、展览、交易会和“节日”。
限定部分：用于说明展览的时间、地点和性质。
以展览名义反映展览性质的主要词语有“国际”、“世界”、“国家”、“地区”等。比如，“国际”在第三届大连国际时装节上就表明，这次展览是一次国际性的展览。
行业标识：用于标明展品的主题和范围。比如第三届大连国际时装节上的“服装”就表明这个展览是服装行业的一个展览。行业标志通常是一个行业的名称，或一个行业的产品类别。
2。展览地点
展览场地的规划和选择包括两个方面：一是展览在哪里举办，二是展览在哪个展馆举办。
规划和选择展览的举办地，就是要确定展览将在哪个国家、省或市举办。
策划和选择哪个展馆举办展览，就是选择具体的举办地点。具体选择哪个展厅举办展览取决于展览的主题和展览的地点。另外，在选择展馆时，要考虑展馆的使用成本、展馆的日程安排是否符合我们自己的要求，以及展馆本身的设施和服务情况。
三。展览组织
展览机构是指负责展览的组织、策划、招募和投资的有关单位。展览机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体。
根据各单位在办展中的不同作用，一个展览会一般有几类展览组织：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。
主办单位：展览的主办单位，是展览的所有者，对展览负有主要法律责任。主办单位对展览会拥有合法所有权。
主办单位：直接负责展览的策划、组织、运营和管理，对展览承担主要经济责任的展览主办单位。
协办单位：协助主办单位或承办单位策划、组织、经营、管理展览会，并部分承担展览会的招聘、招商、推广等工作的展览会主办单位。
支持单位：在展览会的策划、组织、运营和管理，或在展览会的招聘、招商、推广等方面发挥支持作用的展览会组织者。
4。展览时间
展览时间是指展览计划举行的时间。展览时间有三层含义：一是指展览的具体推出日期。二是指展会的筹备和撤展日期。三是指展览对观众开放的日期。
展览的长度没有统一的标准，这取决于不同展览的特殊性。有些展览可以持续很长时间，比如“世博会”可以持续几个月甚至半年，但对于占展览绝大多数的专业贸易展览来说，展期通常是3-5天。
5。展品范围
展品范围应根据展会的定位、展会组织的优缺点等因素确定。
根据展会的定位，展品的范围可以包括一个或多个行业，或者一个行业中的一个或多个产品类别。比如“博览会”、“博览会”的展品范围很广，如“广交会”展品10万多件，几乎包罗万象；德国“法兰盘”。克劳福德国际车展的展品范围很少，只有一个汽车行业。
6。展览频率
展会频次的确定受展会主题所在行业特点的制约。我们知道，几乎每一个行业都有一个产品生命周期，这对展会的频率有着重大影响。
产品的投资期和成长期是企业参与抽屉的黄金时期。要牢牢把握这两个时期展览的频率。
7。展览规模
展览规模包括三层含义：一是展览面积，二是展商数量，三是参观人数。在策划一个展览时，我们应该对这三个方面都做出预测和计划。
在规划展会规模时，要充分考虑行业特点。展览的规模也将受到观众数量和质量的限制。
8。展会定位
一般来说，展览的定位是明确告诉参展者和观众什么是展览，什么是展览。具体来说，展会的定位是根据自身的资源条件和市场竞争条件，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使展会组织的展会参与进来。展览企业和观众在这个过程中形成了鲜明而独特的印象。
展览的定位要明确展览的目的、参与者和观众、展览的目的、展览的主题等。
9。展览价格及初步预算
展览价格是指为租赁展台制定一个合适的价格。展台价格通常包括室内展览和室外展览的价格。室内展览价格分为开放空间价格和标准层价格。
在确定展会价格时，我们通常遵循“好地好价”的原则。也就是说，容易展示、观众流量大的展位价格往往较高。展览前期预算是组织展览所需的各项费用和预期的展览收入的初步预算。
在策划和组织展会时，根据市场情况确定合适的展会价格非常重要，以吸引目标参展商参展。
10。人员分工、招聘与晋升计划、人员分工计划、招聘与晋升计划、投资与晋升计划是展会的具体实施计划。这四个计划在实施时会相互影响。
工作人员分工计划是统筹安排展览工作人员的工作。展览策划的主要目的是为企业制定各种参展策略、措施和方法。招商引资计划的主要目的是吸引参观者前来参展，并制定各种策略、措施和方法。宣传推广计划是树立展会的品牌和形象，同时为展会招商引资服务。
11。展览进度计划、现场管理计划及相关活动计划
展会日程安排是对展会的招聘、投资、宣传推广和展区的及时划分进行的总体安排。它明确规定了在展览成功举办之前，在组织过程的哪个阶段应该做什么。如果展览的日程安排得当，所有的展览筹备工作都可以有序地进行。
场地管理计划是对展览开幕后的展览场地进行有效管理的各种规划安排。一般包括展览开幕计划、展览场地管理计划、观众登记计划和撤展计划。现场管理计划安排周密，展会现场秩序井然，展会秩序井然。
2。会展项目立项可行性研究报告的撰写
（1）“会展项目立项可行性研究报告”的概念
展览项目立项计划的完成，并不意味着可以举办项目立项展览。该项目只是对展览的主题和组织方式的初步意见，并制定了一套初步方案。至于展览能否举办，计划是否切实可行，还需要对展览项目和计划进行可行性分析。可行性分析的结论和其他必须考虑的因素是决定展览能否举办的最终依据。
会展项目可行性研究报告是在会展项目可行性分析的基础上编制的研究报告。会展项目可行性分析是项目规划的延续。在掌握各种信息的基础上，本次展会的项目策划要初步提出举办什么样的展会，本次展会项目策划的可行性分析要深入分析“这样的展会”的可行性。本次展览的项目策划是在认真研究各种信息的基础上提出的，最终目的是否可行。展览将为决策提供科学依据。
如果可行性分析证明所策划展览的市场条件具备，项目具有生命力，各项实施方案的策划合理，项目经济可行，风险小，具有一定的社会效益，则该项目可以通过展览策划，并决定举办展览。
（2）“会展项目立项可行性研究报告”的内容结构
会展项目立项可行性研究报告应系统地评价和说明项目是否可行，为最终完善会展项目立项计划的具体实施方案提供改进依据和建议。展览。因此，“会展项目立项可行性研究报告”主要包括以下内容：
1。市场环境分析
（1）宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。
（2）微观市场环境：包括内部环境、目标客户、竞争对手、营销中介、服务商、公众等。
（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。
2。会展项目生命力分析
（1）项目发展空间：即分析举办展会的产业空间、市场空间、区域空间、政策空间是否具备。
（2）项目竞争力：包括展会定位的吸引力、展会组织的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。
（3）会展组织的利弊分析
三。会展实施方案分析
1）评估计划展览的基本框架，包括：
（一）展览名称与展览范围、展览方向是否有冲突？
（二）展览时间和频率是否符合展品所在行业的特点。
（三）展览地点是否适合展览所在行业的展览。
（4）这样一个规模宏大、位置优越的展览，能否在展品所在行业举办？
（五）展览机构是否能够在规划的展览时间内举办大型、定位性展览。
（6）展览机构是否熟悉展品所在行业？
（七）展览方向与展览规模是否有冲突。
（1）招聘展示计划评审（2）招商引资计划评审（3）宣传推广计划评审
三。会展项目财务分析
（1）价格定位
（2）成本预测
举办展览的费用一般包括：
1）展览场地费。即租用展览场地及由此产生的各项费用。这些费用包括：展览场地租金、展厅空调费、楼层特殊安装费、标准楼层施工费、展厅地毯铺设费、展位安装加班费等。
（二）展览宣传费。包括广告宣传费、展览资料设计印刷费、资料邮寄费、新闻发布会费等。
3）招聘及投资费用。
4）与括号有关的费用。包括技术交流、研讨会、展览开幕式、嘉宾接待、接待、展览现场布置、礼品、临时工作人员费用等。
5）办公及人事费。6）税金7）其他不可预见费用
（3）收入预测
举办展览的收入一般包括：
1）展位费收入2）门票收入3）广告和企业赞助收入
4）其他相关收入（4）盈亏平衡分析（5）现金流量分析
1）净现值分析2）净现值率分析3）利润指数4）内部收益率
5。风险预测
（1）市场风险（2）经营风险（3）财务风险（4）合作风险
6。问题
包括通过上述可行性分析在展会项目立项中发现的各种问题，以及研究人员在可行性分析之外可能发现的对展会有影响的其他问题等。
7。改进建议
针对上述问题，本文提出了完善展会项目策划的建议，并指出了成功举办展会的努力方向。
8。努力方向
根据展览的目的和目标，在以上分析的基础上，针对存在的问题，提出办好展览所需的其他条件和努力方向。
（3）“会展项目立项可行性研究报告”写作要求
展览项目立项可行性研究报告是展览机构决定是否举办展览的重要依据。因此，会展项目立项可行性研究报告的撰写必须真实、翔实，客观、科学的分析，准确、合理的判断。
1。市场环境分析
市场环境分析是会展项目可行性分析的第一步。这是根据展览项目的计划。在已有各种信息的基础上，进一步分析论证了举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办展会所需的各种政策依据和政策。社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场状况，还要预测其未来的变化和发展趋势，使可行性分析的结论更加科学合理。
市场环境分析是以策划展览项目的外部因素为基础，分析举办展览的条件是否具备；展览项目的生命力分析是以策划展览项目本身为基础，分析展览是否具备离子有未来。分析会展项目的生命力，不仅是分析一两届展会的生命力，更是分析展会的长期生命力。也就是说，如果展览举办五届以上，展览是否有前途。
2。会展项目生命力分析
三。会展实施方案分析
会展执行计划分析是以项目本身为基础，分析项目的各项执行计划是否完整，能否保证会展计划目标的实现。展览执行计划分析的对象是展览的各种执行计划。分析的重点是各项执行计划是否合理、完整、可行。
应强调的是，对展览基本框架的评价，不应侧重于对构成展览基本框架的因素之一的规划安排的合理性和可行性的分析，而应侧重于对展览基本框架的合理性和可行性的分析。整个展览基本框架的可行性。因为，虽然构成展览基本框架的各个因素的规划安排可能是合理可行的，但这些因素构成的展览基本框架总体上可能是不合理、不可行的。因此，为了避免这种“个体理性、群体冲突”的现象，对展览的基本框架进行评价就显得尤为重要。
4。会展项目财务分析
展览项目的财务分析是以展览机构的财务分析为基础的。它分析和计算展览的支出和收入。展览项目财务分析的主要目的是分析策划的展览是否经济可行，并为即将到来的展览指定资金使用计划。
5。风险预测
从会展项目立项的可行性分析来看，风险在于在举办会展的过程中，由于一些不可预测、不可控制的因素的作用，使会展组织的实际效益偏离了预期。从而使组织展览组织举办展览的计划落空。或者即使展览如期举行，也可能给展览组织带来一定的经济损失。
6。问题
包括通过上述可行性分析在展会项目立项中发现的各种问题，以及研究人员在可行性分析之外可能发现的对展会有影响的其他问题等。
7。改进建议
针对上述问题，本文提出了完善展会项目策划的建议，并指出了成功举办展会的努力方向。
8。努力方向
根据展览的目的和目标，在以上分析的基础上，针对存在的问题，提出办好展览所需的其他条件和努力方向。
三。展览说明的撰写
（1）展览说明的概念
在确定相关展览日期、指定展览承包商、展览运输代理和展览旅游代理后，展览组织者可以着手编制展览的“展览手册”。
展览宣传册是由展览组织者为展览的筹备、开幕等活动编制的宣传册，是参展商参加展览时应注意的问题，以便于参展商做好展览的准备工作。参展手册的编制是展会筹备过程中的一项基础性工作。
（2）展览说明的主要内容和写作要求
从某种意义上说，参展商手册是帮助参展商为展会做准备的纲领性文件。也是主办方有效管理展览、展览、撤展的指导性文件。参展商宣传册的内容涉及展览的方方面面。
一般来说，展览宣传册主要包括以下几个方面：
（2）展场基本情况。包括展馆及展区平面图、到展馆交通图、展场基本技术资料等，在绘制展馆及展区平面图时，应注意各种服务设施的位置，并注意展馆及展区的交通状况。e展区和展区的划分、展馆内部通道和展馆人口的详细情况；在绘制到展馆的交通图时，应注意展馆在城市中的具体位置。展览厅的主要交通工具。工具和运输路线、城市指定接待酒店的具体位置等。对于展览场地的基本技术资料，必须清楚、准确地列出地面承载力、博物馆通风条件、货梯容积容量等。TOR、展馆的室内空间高度、展馆入口的高度和宽度、展馆的供水和供电情况等，介绍展馆的基本情况，对帮助参展商找到展厅和自己的展位准确无误，然后进行展位组装和展示。
（三）展会基本情况。包括展览名称、地点、展览时间、展览组织、指定承包商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于展览时间，有必要规定展览时间、开幕时间、开幕时间专业观众和公众、撤展时间、撤展加班时间等。上述时间应尽可能精确到一小时；对于展览组织，应明确组织者、承包商、支持单位和展览组织。此外，还应详细说明各展览机构、指定承包商、指定运输代理、指定旅行社、指定接待酒店等的联系地址、电话、传真和联系人。如果有网站和电子商城，最好公布，以便参展商在需要时可以方便地联系。他们都是相关单位。
（四）展览规则。参展单位和观众在参展时必须遵守的规章制度，包括参展文件的使用和管理、现场安全和保险、现场清洁、货物的保管、水电的现场使用、现场卫生等方面的规定。展品销售。消防条例、知识产权保护条例、现场展品展示注意事项等。展览规则是所有参展人员必须遵守的规则。它们对展会现场秩序的管理和维护非常重要。
（5）展位搭建指南。是对展位组装的基本要求和说明，主要包括标准展位组装说明和空地展位组装说明。由于各标准展位的基本结构和配置相同，《标准展位说明》主要对展位的标准配置进行了说明，列举了参展商在使用标准展位时应注意的事项，并提出了增设标准展位的处理方法。除非标准配置外的其他配置（如参展商需要）。《开敞空间展位安装说明》主要包括展商搭建开敞空间展位的一些规定和要求，如材料使用要求、消防操作要求、消防安全要求、布线要求等；指导展商的水平组装指南
（7）会展旅游信息。它是对展会期间参展商和观众的交通、食品、住房和交通需求以及展会前后的旅游需求的描述。会展旅游信息应详细列出各指定接待酒店的等级、优惠价格、地址、电话和传真，以及联系人员和距离展厅的距离。应列出境外游客和参展商入境的签证方式、展会期间及周边可选择的商务访问和观光休闲旅游线路。会展旅游信息的主要目的是方便参展商和观众的日常生活服务。
（8）相关表格。它是参展单位在筹备和布展时需要使用的多种形式，主要包括展览形式和分层组装形式。展会形式主要包括VIP买家服务表、临时服务人员申请表、附加工作许可证及邀请卡申请表、研讨会及技术交流申请表、会后发布广告申请表等。e办好展览宣传册后，可将宣传册打印成册，在展览开幕前的适当时间发给参展单位，也可在展会专题网站上发布，供参展单位阅读和下载。如果展览在国外，参展商的宣传册也将翻译成外语文本。
（3）展览指导的作用
展览宣传册主要是为了方便和引导参展人员顺利筹备、展览、展览和撤展服务。它不仅对参展者的参展筹备工作有着非常重要的指导作用，而且对展会组织者有效管理展会、撤展等不良环节也有很大的帮助。帮助和影响：
1。展览宣传册对参展商的指导作用。《参展手册》对展览场地、展览基本情况、展览规则、水平集合、展品运输、展览旅游等进行了详细说明。参展商在接到参展须知后，可以按照该须知的指引进行参展准备，如安排展品运输、准确安排参展准备等。在展会现场，参展商将按照本须知的相关要求进行展位的搭建和展示，避免展会期间的盲目性和不规范性；在展会期间，参展商可根据需要安排展品展示。在退市期间，参展商可以遵循该声明。展商也可在展后根据手册的说明选择适合自己需要的展游。在展会宣传册的指导下，参展企业可以更有效地准备和完成展会各个工作环节的各项事务。
2。展览宣传册在展览场地管理中的作用。《展览宣传册》对展览筹备、发行、展览、撤展的规定，不仅有利于引导参展商按规定办事，也有利于主办方对参展的各项事宜进行监督。现场按宣传册的规定，并按宣传册的规定为参展商提供各项服务。《参展商手册》是展会组织者对展会筹备、展销、展退等环节进行现场管理的重要依据之一。它建立了展览各阶段的行为规范，有利于展览组织者对展览各阶段的现场管理。
在展馆交通路线图的指引下，游客可以更方便地到达展馆。在展馆服务设施分布图的指引下，找到所需服务点，享受展会指定接待酒店的价格优惠。在展会开幕时间的指导下，合理安排参观。时间等等。一般来说，展览会的大部分观众都是参展商自己邀请的。一般情况下，参展商会将上述信息告知受邀观众。这样，展览宣传册将为观众发挥更大的作用。
4。展览说明书编制的基本原则
从展览宣传册的作用可以看出，展览宣传册是展览筹备过程中的重要文件。为了使展览宣传册在展览筹备过程中发挥有效作用，我们必须做到以下几点：
首先，实用。展览宣传册所载内容必须对参展单位的筹备、展览、展览和撤展具有重要的指导意义，也必须对主办单位管理展览筹备、展览、展览和撤展的各个阶段具有重要的帮助。或协助参展商邀请老客户参观展览会。否则，内容将无法进入参展商手册。
二是简明扼要。展览宣传册各方面的说明和叙述要简明扼要，字数不要太多，篇幅不要太长，这样才能说明问题；展览宣传册的说明和叙述要准确具体，这样才能让人看得清楚。明确，不可理解，不可含糊，否则，展览宣传册的解释和叙述不宜过长。在具体实施展前准备、展后分配、展后撤展等环节中，都会出现争议，既不利于展商的参展，也不利于展会组织者对展会现场的管理。
三是详细全面。展览宣传册中所提到的内容应尽可能详细，如展期加班和退场的规定可以规定为小时和分钟，各种形式的退场期限的规定可以规定为一个月的某一天等等。上，这更有利于展会的具体操作和管理；对于展会宣传册中提到的各种项目。应该毫不遗漏地做。例如，在对展览场地基本情况的描述中，应逐项列出展览馆的人口高度和宽度、展览馆的地基承载力、消防注意事项等。否则，现场操作会出现问题。例如，如果没有提到展馆入口的高度和宽度。度，可能会有一些大而长的物品不能进入展厅。
第四，漂亮。展览宣传册的排版、制作要美观大方，印刷要精美，尽量避免错别字等印刷错误；展览宣传册的制作、用纸要与外文等级相一致。以及展览机构的品牌和声誉，这样就不会产生不良的联想。
第五，专业。展览宣传册的措辞和造句应符合行业习惯和规范，使用熟悉行业的语言，规范所涉及的术语，不得使用一些行业不熟悉的词语；内容安排应符合筹备工作展商的程序，不允许他们反复搜索需要知道的内容。内容。
第六，国际化。如果展会是国际性的展会，或者展会打算向国际化方向发展，那么展会宣传册的内容安排和制作应尽可能满足国际参展商的需求。例如，除了中文文本，还应该有一个外国文本。外文展览宣传册的翻译必须准确，因为海外参展商根据宣传册准备展览事务；如果翻译不准确，会给他们带来很大的不便。
