1.明确的人员和分工

人是展览工作的第一要素，是展览成功的决定性因素。展览工作首先是人民的工作。只有把展览做好，我们才能把展览做好，使展览取得成功。参展商包括筹备人员和展位人员。

(1)人员组成

从管理的角度看，展览工作需要由各类人员组成，才能形成一个协调的组织。这个机构可以像一个委员会一样大，由高级领导人负责。例如，参加世博会的组委会大多是由参展商的政府领导列出的，也可以是小团体，甚至是一个人。后者比较常见，通常称为项目小组或筹备小组。该组织必须有一个负责总体工作的人，通常称为项目经理或协调中心。

(2)分工

确定人员后，确定分工，制定人员分工的联系方式。联络表格包括该人的姓名、权限及联络地址。联络表格可包括外部单位，例如支援单位、接待单位、运输公司、运输代理商、设计及建筑公司、道具公司、广告代理商、花卉及植物公司、电讯公司等。将接触形式分为预备接触形式和展位接触形式，分别用于筹备阶段和展览阶段。

(3)人事管理

有关人员的有效管理是展览会成功的根本保证。会展人员管理的突出特点是临时性的。对于大部分参与展览工作的人来说，展览工作只是他们全部工作的一部分，甚至是很小的一部分。筹备小组和小组也是临时机构，即工作是临时的，人际关系是暂时的。这种暂时性的表现可能表现为有关各方不努力工作，同事、下属之间的关系松散，合作可能比正常环境更困难。临时组织展览人员的管理工作比平时要多，这样才能把临时展览工作做好。

2.确定项目和工作顺序

展览的工作相当复杂，其中有很多环节。展览的周到安排有利于有序的筹备和展览，少有疏忽，效率高。展览工作由项目经理、项目经理及其上级或项目经理和项目团队讨论和开发；展览工作由项目经理监督和协调。

为了科学地规划和开展展览工作，有必要制定展览工作方案。目前，有几种表达工作方案的方式：

(1)一切都记录在我的脑子里。这是一种基于经验和记忆的原始计划和工作方法。这种方法已不再适用于现代工作要求。

(2)列出主要工作项目和时间安排。这是一种初步的计划和工作方法，工作仍以经验为主，不能满足现代工作的要求。

(3)制定简单的工作计划。这是一种中间的计划和工作方法，它对所有项目进行分类和安排，指明负责人，指示处理时间。该方法与我国目前的管理水平相适应。

(4)制作详细的工作日志图。比以前的方法更进一步一步。用图解法显示工作流程、关系、负责人、处理时间等相关管理因素。在列出展览项目后，加上一些基本资料，这是展览的工作计划。

3.确定时间和期限

调度也可以称为调度。筹备展览的时间似乎很丰富，但实际上是非常紧张的。展览的时间越长，筹备展览的难度就越大，成功的可能性就越小。参展商经常抱怨展览会的组织者。但实际上是由参展商自己造成的。这些公司往往只在必须做准备工作时才做准备工作，从而导致工作效率低下和效率低下。如果准备时间真的太长，那么只能把所有的工作委托给建筑公司，包括设计、生产、施工、布局等。建筑公司可能会在最后一分钟迎头赶上，但质量可能会受到一些影响，成本肯定会高得多。这次展览的大部分工作似乎不多，但组织展览需要时间和精力，所以应该尽快安排。展览日程是不能改变的，所以展览工作的日程和计划必须严格，实施也要认真。制定严格的工作日程将有助于提高展览的效率。在展览工作中，“准时”是非常重要的。展览中有许多环节。如果一项工作不按时完成，一系列的工作就会受到影响，会出现严重的混乱，甚至展览也会失败。因此，在做展览工作时，必须严格遵守规定的截止日期。无论参展规模如何，参展商都应遵守规定的日期。