观众邀请计划包括资料收集和整理的时间安排、各种形式的邀请广告或邀请信的设计安排、发出邀请的时间、经费预算等。

提前邀请成本控制

一般来说，观众邀请工作需要与展台销售工作同步进行，特别是专业展会。专业展览收集和整理专业观众的信息。工作量大，时间长。一般来说，专业展览应该配备专门的人员。其中，输入计算机的信息工作必须单独配备人员。

根据展览的性质，确定观众定位和邀请形式后，可以进行邀请广告或邀请函的展览设计。发出邀请的时间根据展览的性质而不同。对于普通参观者参观的展览，通常在展览开幕前30天内发出邀请，或通过媒体发布展览信息，或向特定群体发送门票。媒体发布展会信息的频率和对特定群体的门票规模，不仅要根据需求，还要考虑成本负担。

对于专业观众参观的展会，邀请工作一般在展会开幕前50-60天内进行。除了通过媒体发布展会信息外，邮寄给专业观众的邀请函主要是在展会开幕前20天左右发出，通常一周一次，两到三次。每封邀请函的内容应该不同。例如，第一次可以是邀请类型，第二次可以是邀请告知展会具体的配套活动日程，第三次可以是带展位计划的邀请。通过电子邮件邀请专业观众，通常需要安排三次以上的发送。每个邀请的内容与邮寄邀请的内容类似。在邀请函的设计中，要注意电子邮件的特点。电子邮件邀请的主题必须明确，以免被互联网过滤软件误判为垃圾邮件。手机短信用于邀请专业访客。通常在展览开幕前一周和展览期间寄出。一般应安排三次以上的发送。短信邀请内容应简洁，一般控制在70字左右。每一条短信的邀请内容都要重点关注，邀请语言大多是提示性的，目的是提醒专业观众及时参观展会。展会组织应通过电子邮件或手机短信邀请专业观众，并通过互联网或电信网络搭建大众传播平台。

充分利用媒体

邀请普通参观者参观展会，主要通过媒体发布展会信息，达到告知普通参观者的目的。